公司接待礼仪常识

通常一个公司的客户来访较多，公司的前台文员做为公司首先接触与引导客人的，承担了大部分的客人接待工作。所以必须要懂得一些基本接待的礼仪！如下文这些小技巧可以帮助你的职场之路迅速进步！

比如引导来访的客人时，首先须先知道访客要去的方向。身体稍稍向前去的方向倾斜，然后手指着将前往的方向作指示。向右前进时以右手指示，向左前进时以左手指示，肘部很自然地侧指着前进的方向，这个时候，手掌轻轻地朝上，五指并拢，切记五指不要分开。

引导来访的客人时，在不同的区域要分别进行引导的礼仪：

▲在楼梯间

(1)上楼梯时，身体稍倾斜走在访客前三四级，偶尔也要回头注意访客的脚程是否安全；走到楼梯平台处时要稍停一下，确认访客是否跟上，特别是年纪大的，带有小孩的，一定要留意此点。先后顺序依据当时状况而定，有时先行上去也无妨。

(2)在下楼梯时就得让访客走在前头，引导人则跟随在后。

▲在电梯里

引导访客搭乘电梯时，以让访客先行搭乘为原则，但是须带领搭乘时则相反，引导人员须先行进入电梯，按住“开”并说“请进”，让访客进入搭乘；到达目的楼层之后说：“××楼到了”并按住“开”的按键，让访客先走出。

请注意，在搭乘电梯之前要事先说“我带你至××楼的会议室去”，以便让访客事先知道将前往的地点。

此外，在电梯内引导者要尽量站在靠近按钮处，让客人站在最上位。电梯内的位置，从入口处向里看，左边最里面的位置为最上位。

▲在走道上(走廊)

客人在走道上行走时，要走在离访客稍稍右侧前约1米左右，其要点是：

(1)身体稍微向着前进方向倾斜，手指着此方向。

(2)配合访客的步伐，稍靠着走道上的右边前进，使访客可以走在走道上的中央。

(3)注意要让访客能走在走道的中央，如果门是在左侧时，要尽量靠左边行走。

(4)如果公司的员工刚好碰到正在引导招待客人的同事时，必须要注意让访客也能很从容不迫地走在走道中央，自己跟在后边或转到一侧，此时与同事并排走是不礼貌的。

(5)在行走时为避免完全遮住访客的视野，只让访客看得到自己的背影，要稍微注意，使自己身体能稍向客人侧仰行走。

(6)走道相当长时，偶尔也要回头注视一下访客的脚步，配合访客的步调来前进。如果不回头稍注意一下访客就自己急急躁躁地走，访客必然也要急急地紧跟着，这种态度是很不得体的。

(7)走到走道转角处时，要稍停，回头目视访客的脸并以手指示转弯方向，以表示走到这边时将要转弯了。

▲敲门的方法

带领访客到接待室前要说“就是这里”，以便访客有准备。在开门之前务必先敲门，敲门以3下为限；右手轻握拳头敲门，敲门力道大小及间隔时间要特别注意。

就算是事前知道此接待室内无人在时，也务必请先敲门，有时会发生没有事先预定接待室，但公司里的人在里面讨论事情的状况；此时若没有敲门就忽然推门进入却发现里面有人在时，无论哪一方都是尴尬的。敲门不只是通知里面使用的人而已，也是要确认里面有没有人在使用。

▲开门的方法

门分为向外拉的门及向内推的门两种，因开门方法不同，请牢记正确的开门法及关门法。

(1)向外拉的门的开关门方法：右手握住门的旋钮锁把，向外打开至使访客容易进入的程度(大于90°)开着，随后站在与开启后的门平行位置，目视访客并点头招呼说“请进”。

访客进入室内后，引导人就绕到门的内侧进入，左手握着内侧门的锁把，背朝后边行进边将门关上。

(2)向内推的门的开关门方法：以较接近旋钮锁把的手将门充分打开，引导人边推门边自己先进入进入后就绕到门侧，与门平行站立，然后用另一只手按住门，招呼客人进入。确定访客完全进入室内后，再把门关起来。

▲公司接待室的准备

接待室是为公司的人员和访客商谈公事所使用的场所，因此对于摆设着的时钟及月历的日期是否正确，报纸、周刊是否过期等事情都要特别注意，此外，电话的旁边，务必要放置纸笔。

接待室要经常保持整齐美观，以便能随时招待访客。桌面是否干净，椅子的背垫、椅垫等是否干净，要经常检查，随时保持舒适的状态以供使用。接待室使用过后，不单只是将杯皿等端出，换取清洁的烟灰缸，每次使用完毕后，还必须擦拭及整理桌面上的东西七、引访客进入接待室。

在接待室里，基本上是以离入口最远的位置为上席。请牢记能将访客按部就班地引导至正确的席位上。

要请访客入座时，请站在访客的旁边，右手指着座位并说“请坐，请坐这里”即可。

请注意：在引导招待前，若访客已经坐在公司员工的座位上时，如果请访客改坐到正确的座位上去，若访客愿意，应说“谢谢”并引导至正确的座位上去，但若访客说“不用了，这里就可以”时，也不要勉强。

另外，如招待的席位是在办公室里时，以离办公桌最远的为最上位。但是依室内的构造而言，有时离入口近的为上席的情形也是有的。

▲离开接待室的做法

当访客坐在位置上后，点头招呼说“×××马上来了，请稍等一下”。说完打个招呼后，对访客的引导接待也算告一段落了。

打完招呼后，走到门边站着，再度点头招呼，然后离开接待室。

▲告知

将访客招待至接待室后，务必向公司行政部门主管人员报告：“××公司的×××先生已经招待至接待室等候了。”报告是让行政部主管人员知道已经引导招待完毕。

▲上茶的方法

对于来访的访客，如果端出一杯可口的茶来，可使访客心情愉快地洽谈；相反地，如果端出的茶是冷的，也无香味，这是很无礼的。

这里引用一个小故事：在明代有个猎人，前往深山打猎。途中口渴去寺庙要茶喝，最开始时，和尚端出了一大碗温热的茶水，让猎人一饮而尽，接着和尚又用中等大小的茶杯，盛了比前面更热的茶水，端了出来。最后，对于还想喝茶的猎人，和尚则献上了一小杯热腾腾的香茶。

据说最先的一大碗温茶，是为了让猎人尽快解渴，最后的一小杯热茶，是让猎人一边细细品茶解渴，一边欣赏如诗如画的风景，让猎人尽情享受美妙的人生。和尚的这般用心良苦，深深感动了猎人，于是他特地邀请和尚到家做客。

以上是一杯茶震撼人心，感动他人，为自己开辟新道路的实例。关键在于三点：即：用心思考，周到全面，付诸实践。

所以一杯茶看似小事，但是却担任着极其重要的角色。

(1)泡茶方法

泡出好喝的茶的重点即是诚心用心地泡茶。大约用70-80℃的热水，泡茶倒入茶杯，约7分满。如果以为只要使用高级茶叶，随便泡都好喝，这就错了，重点是使用适度的温度来泡，才会产生茶香味。

端出给多数客户使用时，要注意每个茶杯的水要均等，而茶的浓度最好一样才好。

(2)端出的方法

端茶要从客人中最上席的人先给，自己公司的人最后才给。两手端出是基本原则。放时务必说“对不起”、“请”，放置时尽量不要发出声音。

如果从客人的身后端时，要从访客的右肩的方向端出，但是也可视状况不拘泥于此，可从最方便端的访客位置端出。

全部端完时，将茶盘放在侧面，轻轻点头招呼退到门边，再度点头招呼后，不出声音地离开。

(3)茶盘的拿法

拿着装茶的茶盘，要以双手捧着，大约放在胸前的位置，此时手肘间成90度左右角。空茶盘要回来时，上面朝外侧，以左手夹在身体侧面走出。

(4)放的位置

茶要放在访客的正前方偏右一点，距离桌边十厘米左右。端出的茶杯附有盖子时或者端出咖啡时，要用双手端出，放置在访客的正面。

会议时，桌上有文件散放着时，如果茶放在文件间的空隙，很容易碰倒翻掉，所以要出声提醒“放在这里了”，并稍微整理一下，尽量放在离文件稍远的位置。

(5)装茶的器具要干净

泡好的茶，却发现茶杯有缺口或有裂痕，或者杯子上有条垢时，简直是糟蹋了好茶，是非常不礼貌的。

当访客来临时，才慌慌张张地准备是来不及的，平常即要十分注意保证茶具处于干净的状态，唯有干净的茶具才喝得出茶味。

(6)添茶水

如果商谈时间很长或有新访客加入时，茶要重新添加。重新添加时，要先将用过的茶杯收下，然后再端新茶。将要端出取换的茶盘，不可与收下的茶杯一齐放着。不过，若换的茶杯与之前的花色不一样时则无妨。

在商谈中，进行收茶杯、端茶的动作，则要等到谈话告一段落时才可进行。

如果谈话一直无法告一段落，则要等到自己公司的人讲话时，才能以熟练的技巧赶紧换取。

▲斟茶注意事项

(1)茶溢出来了

这时要不惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。

(2)有茶和糕点时

要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。

(3)洽谈时间较长

在一到两小时内，应更换茶叶，另泡一杯。